Anfrage: KI in der Verwaltung

Offenbach, den 19.11.2024

Herrn
Stadtverordnetenvorsteher
Stephan Färber
im Hause

Anfrage der Ofa-Fraktion nach § 50 HGO

Sehr geehrter Herr Stadtverordnetenvorsteher,

gemäß § 50 HGO richten die Stadtverordneten der Ofa-Fraktion die nachstehende Anfrage an den Magistrat mit der Bitte um Beantwortung innerhalb der geschäftsordnungsgemäßen Frist.

Vorbemerkung:

Die Stadt hat vor einiger Zeit im Bürgerbüro die KI Emma eingeführt, die der Verwaltung Routinearbeiten abnehmen kann, wenn sie entsprechend trainiert wird. Die FAZ zitiert Kämmerer Wilhelm mit „Emma habe es wesentlich ermöglicht, die Einbürgerung als neue Aufgabe mit einer hohen Anzahl erwarteter Anträge zu übernehmen.“ ¹

KI hat das Potential, viele Verwaltungsarbeiten zu beschleunigen. Angesichts des Personalmangels in der Verwaltung und der Fülle der zu bewältigenden Arbeiten bietet KI große Chancen. Während die Industrie und die Wissenschaft bereits länger mit KI arbeiten, stehen die Kommunen noch ganz am Anfang. Für die Attraktivität des Wirtschaftsstandorts Offenbach auch für Investoren und Startups sowie für die Smart-City-Maßnahmen ist eine breit angelegte und baldige Nutzung von IT unerlässlich. Emma ist hier nur ein erster Schritt.

Einige Beispiele für das Potential von KI in der Verwaltung sind:

• Beantwortung von Bürgerfragen auch außerhalb der Öffnungszeiten durch automatische Sprachbots
• Hilfe bei der Suche nach Formularen
• Übersetzung von Behördendeutsch in einfache Sprache
• Vereinfachung von Online-Angeboten mit Hilfe von Sprachbots für Bürger und Bürgerinnen, insbesondere für Menschen mit Scheu vor Digitalisierung
• Automatisches Protokollieren von Besprechungen inklusive Aufgabenverfolgung
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, d.h. Zusammenfassungen von Dokumenten, Erstellung von Anträgen, Auswertung und Zusammenfassung von Expertisen auf den jeweiligen Sachverhalt bezogen
• Vorab-Prüfung von Anträgen
• Bereitstellung von Dokumenten aufgrund von Informationsfreiheitsanfragen
• Erfassung von Daten und Aktualisierung und Abgleich aller Datensammlungen, dadurch Aufbrechen der Datensilos
• Verschlagwortung und Sortierung von Akten
• Projektmanagement

Die Verfügbarkeit von Daten ist eine Grundvoraussetzung für das Training und den Einsatz von KI. Generell notwendig ist eine KI-zugängliche Dateninfrastruktur. Maschinenlesbare und standardisierte Datensätze können den Einstieg in kommunale KI-Projekte erheblich vereinfachen. Das Open Data Portal ist daher eine unumgängliche Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg einer KI-Strategie.

Hierzu haben wir folgende Fragen:

1. Gibt es eine Strategie für die Nutzung von KI in der Verwaltung?
2. Welche externe Beratung wird in Anspruch genommen, z.B. das zum Beispiel das BeKI (Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz)² oder der eGovCamus³?
3. Sind Fortbildungsmaßnahmen für Mitarbeitende in der Verwaltung geplant?
4. Sind auch Fortbildungsmaßnahmen für Führungskräfte geplant?
5. Sind Abschätzungen der Risiken geplant, z.B. ein Hackerangriff?
6. Wie wird die Bürgerschaft, die vielleicht Ängste oder Wünsche hat, eingebunden?
7. Wie wird der Datenschutz bei der Verwendung von KI gewährleistet?
8. Gibt es Überlegungen, wie verhindert wird, dass von einer KI unbeabsichtigt Diskriminierungsmuster übernommen werden?
9. Wird bei dem Open Data-Portal, das ja schon seit Jahren in der Vorbereitung ist, die Nutzung der Daten für die KI mit berücksichtigt?
10. Welche Lizenzen sind für diese Daten geplant (Creative Commons oder co-Labels für Copyright)?

1 https://www.faz.net/aktuell/rhein-main/offenbach-kuenstliche-intelligenz-in-der-verwaltung-19689613.html, 05.05.2024
2 https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/datenpolitik/daten-und-ki/daten-und-ki-node.html
3 https://egov-campus.org/courses/kiverwaltung

gez.
Dr. Annette Schaper Herget
Fraktionsvorsitzende